Poslovi tajnika u organizaciji

Učinkovitost svake organizacije ovisi o naporima koje ulažu tajnici. Poslovi tajnika uključuju obavljanje općih temeljnih, organizacijskih i redovnih uredskih poslova za tvrtku, različite odjele i izvršnu vlast. Pomažu u upravljanju e-front officeom i rješavanju administrativnih pitanja. Dužnosti tajnice većinu vremena prolaze nezapaženo u javnosti. Međutim, oni igraju ključnu ulogu u organiziranju i održavanju organizacije na pravom putu

Upuštamo se u misiju da pokažemo važnost tajnika u glatkom vođenju organizacije i obavljanju drugih organizacijskih zadataka. Neke od odigranih uloga mnogima su nepoznate. Njihove uloge idu dalje od pukog vođenja bilješki i javljanja na telefon. Profesija je prešla dug put da bi postala bitna za sve operacije do donošenja odluka u organizaciji.

Odgovornosti tajnika

Posao tajnika razlikuje se ovisno o području. No, obavljaju slične poslove od medicinskih, pravnih do tajnika poduzeća. Vještine visoko kompetentnih tajnica vrlo su tražene u trenutnoj industriji. Često je ispunjeno užurbanim radnim rasporedima i kratkim rokovima.

Pročitajte također

Radnici mrtvačnice štrajkaju u Gani - razlozi i najnovije vijesti

Primjeri naziva poslova tajnice

• Tajnica
• Pravni tajnik
• Izvršni tajnik
• tajnik (honorarno)
• Recepcionar

Što su tajničke dužnosti?

Mnogi ljudi često miješaju uloge tajnice s osobnim asistentom. Međutim, u teoriji, uloge osobnog asistenta razlikuju se od uloga tajnice. Tajnica zahtijeva jake vještine i kompetencije, za razliku od osobnog asistenta. Tajnik obavlja složene zadatke koji utječu na temeljni rad organizacije.

Dužnosti uredskog tajnika razlikuju se ovisno o djelatnosti ili poslodavcu. Profesije su, međutim, povezane jedna s drugom zbog sličnosti u radnim okruženjima. Tajnice na različitim radnim mjestima obavljaju iste poslove i odgovornosti. To utječe na poslovanje organizacije. Evo nekih standardnih i primarnih dužnosti koje obavljaju tajnice u različitim radnim okruženjima:

1. Recepcija

Kad je riječ o glavnim uredskim pozicijama, dužnosti tajnika uključuju pružanje pomoći novim radnicima i posjetiteljima u snalaženju u organizaciji. Neke od tipičnih uloga uključuju usmjeravanje posjetitelja do odgovarajućih odjela i ureda. Oni također pokazuju novim zaposlenicima njihove radne stanice prvog dana. Općenito projiciraju cjelokupni imidž tvrtke kroz ponudu svjetske klase i profesionalnog prijema posjetiteljima ureda.

Pročitajte također

Razlika između vodstva i upravljanja

2. Turpijanje

Još jedna primarna uloga tajnika uključuje upravljanje dosjeima klijenata i radnika. Oni također pohranjuju proizvedene zapise koji su ključni za buduće potrebe. U primjeru bolničkog okruženja, uloga je tajnika da predoče dosje pacijenta tijekom pregleda s medicinskom sestrom ili liječnikom. Također ga pohranjuju kada se termin zaključi. Datoteke postavljaju abecednim redom i koriste najnoviji i najjednostavniji sustav arhiviranja za jednostavno pohranjivanje i brzo pronalaženje.

3. Dopisivanje

Kad je riječ o uredskom okruženju, tajnice često povezuju za dolazne i odlazne telefonske pozive i poštansku korespondenciju. Oni biraju telefonske pozive kupaca, klijenata, poslovnih partnera. Oni također pomažu u rješavanju upita koje postavljaju klijenti ili prosljeđuju klijente na daljnje upute odgovarajućem odjelu. Oni također djeluju telefonskim pozivima u ime uprave kada komuniciraju informacije klijentima.

Oni zakazuju sastanke i postavljaju dodatne upite. Vođenje bilješki bitna je vještina za tajnice, posebno za menadžere. Oni također pripremaju dopise ili pisma i pregled e-pošte. Također pišu zapisnike na službenim sastancima.

4. Upravljanje dokumentima

Dokumenti su kritični za organizaciju i isključiva je odgovornost tajnika da upravlja njima. To je putem kopiranja dokumenata za slanje poštom ili internu distribuciju. Dokumente također tvrtka mora poslati faksom klijentima, potencijalnim poslovnim partnerima ili kupcima. Oni također primaju dolazne faksove dok ih vode do odgovarajućeg odjela.

Oni također distribuiraju dokumente zaposlenicima i kupcima putem različitih obrazaca kao što su e-pošta, Excel, Word i proračunske tablice. Tajnice također lektoriraju i sastavljaju e-poruke prije nego što ih pošalju na odgovarajuće kanale.

5. Opći uredski poslovi

Kada je riječ o malim uredima, uloge tajnice mogu se razlikovati od obavljanja rutinskih činovničkih zadataka i drugih povezanih zadataka koji pomažu drugima u radu. To uključuje rad na zakazivanju i ponovnom zakazivanju termina koji su prvobitno bili otkazani. Također uključuje naručivanje uredskog materijala, vođenje bilješki i pripremu osvježenja za posjetitelje.

6. Podrška

Značajna uloga tajnice je pružanje podrške menadžeru ili menadžerima u različitim odjelima u organizaciji. Iako se radne stanice mogu razlikovati, druge su složene ili zauzete da bi se svakom upravljačkom timu dodijelila osobna tajnica. Ostala radna mjesta imenuju jednog tajnika koji služi nekim višim menadžerima, a samo glavni izvršni direktor ima osobnog tajnika.

7. Obavljanje svakodnevnih zadataka

Neki od sličnih zadataka koje obavljaju tajnici svi su povezani s upravljanjem informacijama. Tajnik vodi papirnati i elektronički arhivski sustav. Oni također upravljaju poštom i upravljaju nizom uredskih strojeva kao što su pisači, faks uređaji, računala i oprema za videokonferencije. U ostalim radnim mjestima tajnice sudjeluju u diktiranju i izradi izvješća i dopisa.

Drugi također revidiraju grube nacrte koje su napisali menadžeri. Tajnice moraju posjedovati izvrsne gramatičke i pravopisne vještine. Također moraju tipkati brzo i točno te biti vješti kada je riječ o korisničkoj službi. Moraju imati tehničko znanje o rukovanju različitim računalnim programima koji uključuju baze podataka, proračunske tablice i grafiku.

Pročitajte također

Tečajevi, lokacija i kontakti Ganskog instituta za otpremnike

Dužnosti i odgovornosti tajnika

Od tajnika se očekuje da obavlja sljedeće odgovornosti;

Prije sjednica odbora

• Određivanje prostorije u kojoj bi se sastanak trebao održati
• Sastanak s predsjedavajućim i dogovor o općem dnevnom redu sastanka
• Slanje obavijesti članovima povjerenstva o mjestu i vremenu održavanja sjednice te dogovorenom dnevnom redu.
• Priprema svih dokumenata relevantnih za sastanak najmanje tjedan dana prije samog sastanka. Radovi također trebaju sadržavati korespondenciju s posljednjeg sastanka i zapisnik koji je zapisnik s prethodnog sastanka.

Tijekom sastanaka odbora

• Bilježenje osoba prisutnih na sastanku. Također, imajući u vidu osobe koje nisu prisutne, ali su se ranije ispričale.
• Kruženje i čitanje zapisnika posljednjeg sastanka, uz postavljanje pitanja o zapisniku i mijenjanje zapisnika po potrebi.
• Bilježenje onoga što sudionici sastanka govore prilikom izvještavanja o trenutno poduzetim radnjama. Također, uzimajući u obzir odluke koje je donio odbor.
• Izvještavanje odbora o svim pismima koje je tajnik napisao i svim primljenim odgovorima radi poduzimanja hitnih radnji.

Pročitajte također

Kontakti i uredi Izbornog povjerenstva Gane

Nakon sjednica odbora

• Pisanje službenog zapisnika iz bilješki snimljenih tijekom sastanka na vrijeme za izdavanje sljedećeg sastanka odbora
• Pisanje i slanje bilo kojeg pisma za koje je povjerenstvo ranije zatražilo da se postupa.

Ostaje isključiva odgovornost tajnika za održavanje najnovijih zapisa o sljedećem;

• Imena, službene adrese i telefonski brojevi članova komisije
• Imena i adrese članova zajednice
• Sastanci na kojima su sudjelovali pridruženi članovi povezane zajednice
• Važan kontakt relevantnih službenika.

Koje su tajničke dužnosti specifične za naziv radnog mjesta?

Postoje različite dužnosti dodijeljene različitim tajnicima u različitim industrijama. Ovdje su specifične odgovornosti tajnica koje se uklapaju u opis posla.

Sveukupne odgovornosti tajnika

• Osiguravanje da se sastanci odbora provode na odgovarajući način za članove
• Osigurati da se i drugi sastanci, poput godišnje skupštine i događaja, također provode na odgovarajući način.
• Održavanje evidencije o članstvu u skladu s trenutnim sustavom
• Praćenje točaka djelovanja članova zajednice poduzetih tijekom sastanaka.

Pročitajte također

Nacionalna služba Gane: naknada i plaća 2020

Specifične obveze tajnika

• Planiranje i priprema sastanaka odbora i AGM-a s drugima i njihovo odgovarajuće dodjeljivanje. To uključuje planiranje datuma sastanka, slanje obavijesti o sastanku, rezerviranje soba, zapisnika i drugih relevantnih dokumenata. Također, sastavljanje dnevnog reda završnog sastanka u suradnji s predsjedavajućim.
• Osigurati još jednu minutu vremena za sastanke odbora. Pogotovo kada su u pitanju zatvoreni sastanci.
• Točno bilježenje odluka i radnji u zapisnik i izvješće za nadolazeće sastanke odbora i napredak radnji s rezultatima i odlukama formuliranim tijekom sastanaka.
• Održavanje točne i precizne tekuće evidencije članstva. Štoviše, izdavanje obavijesti o obnovi i evidentiranje članarina u suradnji s blagajnikom.
• Suočavanje s korespondencijom putem pisanja pisama i e-pošte koji su dogovoreni tijekom sastanaka odbora. Također, sažimanje korespondencije i e-mailova koji su primljeni za sljedeći sastanak i sastavljanje odgovarajućih odgovora.
• Planiranje bilo kojeg povezanog izvješćivanja koje je potrebno napraviti. Ovo uključuje godišnje izvješće za članove udruge zajednice.

Pročitajte također

Objašnjene promocije obrazovne službe Gane

Sveukupne dužnosti

• Osiguravanje poštivanja zahtjeva Poslovnice.
• Osigurati da se sastanci odbora provode i prikladno snimaju.
• Popis direktora kuća društava također mora biti ažuriran na trenutno stanje
• Pobrinite se da su AGM-i i EGM-ovi na odgovarajući način posjećeni i da se bilježe
• Ažurno vođenje evidencije o članstvu
• Osiguravanje da se godišnji povrati podudaraju s regulatornim tijelima prema potrebi u pravom formatu.

Postoji mnogo prilika za posao tajnika u različitim sektorima gospodarstva. Neki od najvećih poslodavaca tajnica uključeni su u sljedeće sektore;

• Socijalna pomoć
• zdravstvo
• Obrazovanje
• Profesionalne radne stanice
• Vjerske organizacije
• Vlada i civilna društva
• Znanstvene i tehničke usluge

Vještine i temeljne kompetencije tajnika

1. Predanost profesionalnom rastu

Tajnice moraju shvatiti da se profesija neprestano razvija i stoga moraju stalno usavršavati svoje vještine. Poslodavci ovise o njima da svojim vještinama neprestano poboljšavaju uredsku učinkovitost radnog mjesta. Tajnice mogu impresionirati poslodavce produljenjem svoje obuke i traženjem drugih prilika za nadogradnju svojih trenutnih vještina. To nastavlja rasti njihove profesionalne vrijednosti koje su povezane s vještinama u njihovom životopisu.

Pročitajte također

Obrazac mjesečnog izvješća NSS za dežurstvo 2018

2. Izvrsne komunikacijske vještine

Većinu vremena tajnice provode na telefonu, e-mailovima, izvještajima, pismima i na recepciji. To podrazumijeva korištenje prvog dojma za sažimanje ideja i vrijednosti cijele organizacije. Kontinuirani rast poslovanja ovisi o tome kako se postupa s klijentima, partnerima i kupcima. Tajnice bi trebale slušati klijente, slijediti upute i prijaviti povratne informacije. Mora postojati naglasak na verbalnim i organizacijskim komunikacijskim vještinama koje vas razlikuju od ostalih kandidata.

3. Otvorenost za timski rad

Tajnici bi trebali biti otvoreni za timski rad s drugim odjelima kako bi osigurali postizanje ciljeva organizacije. To znači da treba primijeniti inovativnost, suradnju i naporan rad. Trebali bi poduzeti inicijative kako bi osigurali poboljšanje učinkovitosti radnog mjesta.

PROČITAJTE TAKOĐER : Identificirana su još tri glavna menadžera iza Menzgolda

Pročitajte također

Savjeti za preuzimanje NSS obrasca za procjenu 2018

Osim navedenih vještina, tajnice moraju posjedovati i međuljudske vještine, obavljati više zadataka istovremeno i paziti na detalje. Budući da je to prilično stresan posao, trebali bi imati i vještine upravljanja stresom zbog znatnog inputa posla. Dužnosti tajnika mogu se proširiti i razlikovati od različitih djelatnosti. Postoji kontinuirani rast vrijednosti tajnica, čime se stvara više prilika.

U slučaju da ste uzbuđeni zbog mogućnosti rada na recepciji, budite spremni povećati utjecaj na poslovanje organizacije. Također svakako naučite koje su dužnosti tajnika u organizaciji. Potrebno je poboljšati kvalifikacije kako biste se izdvojili od ostalih tajnica. Kako biste stekli više vještina i kompetencija u tajničkoj profesiji, savjetujemo vam da upišete različite tečajeve za administraciju i tajništvo.

PROČITAJTE I:

• Nana Addo imenuje izvršnu tajnicu na ključnoj konferenciji za novinare
• Popis tvrtki za namještaj u Gani 2018